Im ersten Teil unserer neuen Blogreihe haben wir mitverfolgt, wie die Erstellung von Technischer Dokumentation für einen Neukunden abläuft, der einen autonom fahrenden Lieferbot entwickelt hat. Im zweiten Teil sehen wir uns jetzt genauer an, wieso die Verwendung eines Redaktionssystems für die P.Dippides GmbH eine gute und vor allem kostensparende Option ist.
Überführung der vorhandenen Inhalte in ein Redaktionssystem: Systemauswahl
Schon beim ersten Beratungsgespräch hatte der dictaJet-Vertrieb die Vorzüge und Möglichkeiten der Nutzung eines Redaktionssystems erläutert. Damals drängte jedoch die Zeit und gerade bei der Auswahl eines Redaktionssystemen ist der Anforderungskatalog und der damit verbundene Zeitaufwand groß. Daher entschied sich P.Dippides damals zunächst gegen ein Redaktionssystem.
Seit dem Start der gemeinsamen Reise sind die Umsatzzahlen des Bot-Boten erfreulicherweise deutlich gestiegen. Da die P.Dippides GmbH einige Neuerungen plant, soll auch gleich die Dokumentation fit für die nächsten Entwicklungsschritte gemacht werden. Vor diesem Hintergrund möchten die Entscheider*innen im Unternehmen nun doch ein Redaktionssystem nutzen, dies wirft jedoch viele Fragen auf: Welches ist am besten geeignet? Was sollte ein Unternehmen wie P.Dippides investieren und welche Probleme können bei der Umsetzung auftreten? Und wie steigt man in der Technischen Redaktion überhaupt in die Nutzung eines Redaktionssystems ein? All diese Fragen klärt dictaJet im Gespräch mit Vertretern des Kundenunternehmens.
Der Auswahlprozess
Grundsätzlich arbeitet dictaJet mit verschiedenen Redaktionssystemen und ist nicht anbietergebunden. Denn jedes System hat verschiedene Stärken und Schwerpunkte, die zum Kunden und zum individuellen Anwendungsfall passen müssen. Aus der Vielzahl an Systemen, die am Markt verfügbar sind, gilt es, das Tool mit der besten Passung für P.Dippides auszuwählen. Dazu geht dictaJet-Teamleader Jens Schreiber mit einigen Kundenvertreter*innen einen mehrstufigen Auswahlprozess durch. Dieser besteht aus den folgenden Schritten:
- Entscheiden, ob ein Redaktionssystem für P.Dippides überhaupt sinnvoll ist
- Herausarbeiten technischer Anforderungen – für den aktuellen und zukünftigen Bedarf
- Definieren von Must-haves und Nice-to-haves
- Anlegen eines Lastenhefts für den künftigen Systemanbieter
- Einholen und Sichten von Angeboten basierend auf dem Lastenheft
- Auswählen eines Systems
Die erforderlichen Informationen arbeitet Jens in Gesprächen mit Vertretern von P.Dippides heraus. Dazu benötigt er Input von verschiedensten Akteuren: einerseits von seinen dictaJet-Kolleg*innen und andererseits von Vertreter*innen möglichst aller Fachbereiche bei P.Dippides, damit das neue System auch wirklich alle Anforderungen abdeckt. Denn auf der einen Seite gilt es, technische Anforderungen und Überlegungen im Hinblick auf die Zukunftssicherheit einer Systementscheidung klar herauszuarbeiten und festzuhalten. Auf der anderen Seite spielen die Kosten für das System und die erforderlichen Anpassungen eine entscheidende Rolle. Deshalb holt Jens Schreiber fürs Finanzielle Ewald Boss, Geschäftsführer von P.Dippides, und fürs Inhaltliche die Produktmanagerin Klara Producto ins Boot. Klara kennt den Bot.Boten bis ins kleinste Detail. Bei Bedarf können auch noch Mitarbeiter*innen aus Marketing und Entwicklung in den Prozess einbezogen werden, ebenso wie z. B. der dictaJet-Informationsmanager Mo Weiß.
Schritt 1: Ist ein Redaktionssystem überhaupt sinnvoll?
Zunächst einmal sehen sie sich gemeinsam an, ob P.Dippides tatsächlich von einem Redaktionssystem profitieren würde. Denn in der Theorie ist ein Redaktionssystem zwar grundsätzlich ein nützliches Hilfsmittel, es muss sich aber natürlich im Einzelfall auch rechnen. Die konkrete Frage lautet also: Können mit der Einführung eines Redaktionssystems Rationalisierungen ermöglicht werden, die den bisherigen Prozess unnötig aufgeblasen und kostspielig gemacht haben?
Schritt 2: Was ist der Status quo und was liegt in der Zukunft?
Als Nächstes richten Jens Schreiber, Ewald Boss und Klara Producto ihre Aufmerksamkeit auf den bisherigen Dokumentationsprozess. Sie halten den Ist-Zustand fest und erhalten dadurch wichtige Anhaltspunkte für die Systemauswahl. Darüber hinaus ist gerade der Soll-Zustand eng mit der Produktpalette und den Plänen des Unternehmens verbunden. Klara Producto berichtet, dass es vom Bot.Boten zurzeit zwar nur ein Standardmodell gibt, im nächsten Jahr aber zwei weitere Ausführungen hinzukommen sollen. Jens notiert: Variantenmanagement könnte ein entscheidender Faktor sein.
Ein weiterer Punkt der Zukunftsplanung ist die Ausweitung der After-Sales-Services. Für eine flexible Bereitstellung der Dokumentation möchte P.Dippides in absehbarer Zeit ein Portal aufbauen, auf dem sich die Kunden die passende Dokumentation für ihr Produkt selbst herunterladen können. „Oder noch besser – sie jederzeit auf ihrem Smartphone anschauen!“, träumt Produktmanagerin Klara mit leuchtenden Augen. Die konkrete Planung sieht das zwar noch nicht vor, aber Ewald Boss besteht dennoch auf einem System, das die Ausgabe von Inhalten in einem Content-Delivery-Portal bietet oder zumindest eine Anbindung daran technisch ermöglicht.
Außerdem möchte P.Dippides weiter im europäischen Raum expandieren. Daher muss die Dokumentation künftig auch in diversen Sprachen vorliegen. Jens Schreiber weiß genau, was dazu nötig ist: ein System mit funktioneller modularer Inhaltsverwaltung und effektivem Übersetzungsmanagement. Denn damit lassen sich auf lange Sicht Arbeitszeit und Übersetzungskosten einsparen und gleichzeitig steigt die Qualität der Dokumentation.
Schritt 3: Was sind die Must-haves und Nice-to-haves?
Eine Evaluierung ist auch immer ein Abwägen von Möglichkeiten. Jedes Unternehmen ist höchst individuell. Den perfekt passenden Schuh zu finden, ist dadurch fast unmöglich. Und selbst wenn ein Redaktionssystem perfekt an Prozesse und Bereitstellung angepasst ist, darf auch der menschliche Faktor nicht unterschätzt werden. Daher stellt Jens auch hier weitere Fragen aus einem Fragenkatalog, den dictaJet vorab zusammengestellt hat:
- Wie viele und welche Mitarbeiter*innen sollen mit dem neuen System arbeiten?
- Welchen Wissensstand haben die Mitarbeiter *innen?
- Wie soll die Zusammenarbeit aussehen?
- Würden die Mitarbeiter*innen einen Editor akzeptieren? (Nicht jede*r kommt mit einem XML-Editor zurecht.)
- Wie würden die Mitarbeiter*innen reagieren, wenn es keinen Explorer für die Ablage der Inhalte gibt? (Viele Systeme haben keinen Explorer mehr und Inhalte bzw. Module lassen sich nur noch über Filter und Metadaten finden.)
- In welchen Schritten läuft die Dokumentationserstellung ab?
- Wer ist am Prozessablauf beteiligt bzw. soll künftig daran beteiligt sein?
- Sollen die Arbeitsabläufe so bleiben, wie sie sind? Können sie effizienter gestaltet werden?
- Ist die derzeitige Dokumentstruktur optimal oder sollte sie überdacht werden?
Diese Eckpunkte diskutiert Jens ausführlich mit Ewald Boss und Klara Producto. Die Antworten trägt er in den Fragenkatalog ein. Das entstandene Dokument dient anschließend als Grundlage, um festzulegen, was dem Redaktionssystem nicht fehlen darf und an welchen Stellen Abstriche möglich wären.
Schritt 4: Von der Liste zum Lastenheft
Anhand der Ergebnisse aus dem Evaluierungsprozess legt Jens ein Lastenheft an, in dem der Ist- und der Soll-Zustand (also die aktuellen und für die Zukunft anvisierten Prozesse) beschrieben sind. An dieser Stelle wird demnach der Grundstein dafür gelegt, wie effektiv die Prozesse in Zukunft laufen werden. Da das Lastenheft so detailliert wie möglich sein soll, enthält es alle wichtigen Ergebnisse aus den zuvor beschriebenen Beratungs- und Evaluierungsgesprächen. Die Ergebnisse werden dabei mithilfe von Fragesystemen festgehalten. So enthält das Lastenheft nicht nur jede Anforderung, sondern auch die jeweilige Priorität.
Die Angaben im Lastenheft umfassen zum Beispiel die folgenden Aspekte:
- Art und Umfang der Dokumentationstypen
- Möglichkeiten für die Darstellung und Aufbereitung der Inhalte
- Funktionen des Editors
- Modulablage und -suche
- Verwendung von Metadaten
- Zielmedien
- Workflows
- benötigte Schnittstellen zu anderen Systemen
Schritt 5: Konkrete Angebote von Systemanbietern
Anhand der Anforderungen aus dem Lastenheft holt dictaJet bei verschiedenen Systemanbietern Angebote ein. In einem Auswahlprozess werden diese für P.Dippides gesichtet und aufbereitet. Dabei ist Jens Schneider bewusst, dass möglicherweise kein System alle Anforderungen unmittelbar erfüllen kann. Wichtig ist: Systeme, die die Must-haves nicht erfüllen, werden direkt aussortiert. Außerdem werden die verschiedenen Anforderungen gewichtet, damit eine sinnvolle Entscheidungshilfe entsteht. Denn die Anforderungen sind meist zu komplex, als dass ein perfektes System sie alle einfach so erfüllen würde.
Schritt 6: Auswahl eines Systems
Nach der Sichtung aller Angebote und dem Abgleich mit dem Lastenheft trifft sich Jens erneut mit den P.Dippides-Mitarbeitenden und stellt ihnen die Ergebnisse vor. Ewald Boss und Klara Producto haben durch die vielen Fragen und Diskussionen mittlerweile ein gutes Gefühl dafür, was ein Redaktionssystem leisten kann und welche Aspekte für den Bot.Boten wichtig sind. Daher sind sie nach dieser abschließenden Besprechung gut informiert und können sich mit einer fundierten Entscheidung für eines der vorgestellten Redaktionssysteme entscheiden.
Diese Entscheidung markiert das Ende des Evaluierungsprozesses und den Startpunkt in die konkrete Umsetzungsphase. Dieser Phase widmen wir uns im nächsten Blogbeitrag und sehen uns an, wie die Auswahl und die Einführung des neuen Redaktionssystems für P.Dippides abläuft.
Die Blogreihe
