Kostensenkung durch Modularisierung

Kundenunternehmen

Das Kundenunternehmen ist einer der führenden Anbieter im Bereich Sprach- und Datenkommunikation über Voice-over-IP (VoIP) und ISDN.

Problemstellung

Da die internen Kapazitäten des Kundenunternehmens stark ausgelastet waren, plante es, die Erstellung der Technischen Dokumentation auszugliedern. Bisher wurden jede Dokumentation mit Open Office einzeln erstellt und wiederkehrende Inhalte musste jedes Mal neu erstellt werden.

Auftrag an dJ

Um das wirtschaftliche Potenzial wiederverwendbarer Inhalte zu nutzen, entschied sich das Kundenunternehmen für eine Überarbeitung der Handbücher durch die dictaJet-Spezialist*innen. Folgende Ziele wurden festgelegt:

  • Einheitliches Layout und strukturierter Aufbau der Inhalte für alle Dokumente
  • Nutzung eines Redaktionssystems, um von wiederverwendbaren Modulen zu profitieren
  • Entlastung der internen Mitarbeiter*innen in der Entwicklungsabteilung

Unsere Dienstleistung

Die dictaJet Ingenieurgesellschaft mbH prüfte zunächst die zur Verfügung gestellten Dokumente unter dokumentationsspezifischen Gesichtspunkten, angelehnt an die DIN EN 62079. Dabei wurden die wiederverwendbaren Inhalte identifiziert.

Auf Grundlage der im Vorfeld bewerteten Handbücher ging die Technische Redaktion von dictaJet folgendermaßen vor:

  1. Festlegung der Gestaltungsrichtlinien
  2. Strukturierung der Inhalte nach Informa­tion-Mapping®-Methode
  3. Übernahme der vorhandenen Inhalte als wiederverwendbare Module in ein Redaktionssystem
  4. Ergänzung von Sicherheitshinweisen nach ANSI Z535.6 an entsprechenden Stellen

Kundennutzen

Durch die Modularisierung und Integration in ein Redaktionssystem ergaben sich folgende Vorteile:

  • Wiederverwendung der vorhandenen Module in einer Vielzahl von Handbüchern, Online-Hilfen usw.
  • Senkung der Erstellungs- und Übersetzungskosten
  • Normenkonforme und zielgruppengerechte Informationsdarstellung
  • Gesteigerte Qualität und damit auch eine verbesserte rechtliche Sicherheit bezüglich der Produkthaftung
  • Ausgabe in verschiedenen Formaten (PDF, Word, HTML, XML usw.) aus nur einer Datenbasis
  • Entlastung des Support-Teams