Definition
Mit fortschreitender Digitalisierung wird das Konzept „Dokument“ zusehends obsolet, auch wenn es heute durchaus in digitaler Form vorliegt. Ein Dokument erfüllt nicht mehr die Erwartungen der Nutzer*innen. Sie möchten in jeder Lebenslage schnell und flexibel genau die Informationen erhalten, die sie gerade suchen.
Im Kontext dieser veränderten Erwartungshaltung steht Smart Information dafür, Informationen passend zum Bedarf der Nutzer*innen bereitzustellen.
Merkmale
Modular
Den Nutzer*innen werden nicht mehr monolithische Dokumente, sondern kleine, thematisch sinnvolle und in sich abgeschlossene Informationseinheiten (Module) bereitgestellt.
Kontextsensitiv
Modulare Informationseinheiten sind über Metadaten mit Kontext und Bedeutung angereichert. So „wissen“ sie, für welche Zielgruppe, welchen Prozess, welches Produkt usw. sie relevant sind, und können entsprechend abgerufen werden.
Vernetzt
Modulare Informationseinheiten sind über ihren Kontext miteinander vernetzt und lassen sich bei Bedarf zu einem größeren Ganzen zusammenstellen. Über diese Vernetzung ist es möglich, neben der Kerninformation auch relevante verwandte Inhalte abzurufen. Diese unterschiedlichen Inhalte können ggf. auch in verschiedenen Quellsystemen abgelegt sein.
Dynamisch
Smart Information wird dynamisch zusammen- und bereitgestellt. Dabei spielt es keine Rolle, wie die Nutzer*innen die Information abrufen, z. B. über eine Anfrage im Suchfeld oder per Auswahl im Rahmen einer Facettensuche.
Smart Information in der Technischen Dokumentation
Mit dem neuen Standard iiRDS (intelligent information Request and Delivery Standard) der tekom e.V. hält Smart Information Einzug in die Technische Dokumentation. Denn auch Nutzer*innen technischer Informationen erwarten zunehmend, dass ihnen Informationen passend zu Kontext oder Anwendungsfall zur Verfügung stehen:
- sofort
- stets aktuell
- umfassend, aber passgenau zum Informationsbedarf
- dynamisch
Smart Information ermöglicht solch eine Informationsbereitstellung und erfüllt somit die veränderten Anforderungen im Informationskonsum. Damit bringt es die Technische Dokumentation nachhaltig ins digitale Zeitalter, in dem Inhalte als Wertschöpfungsquellen dienen.
Der Weg zu Smart Information
Der erste Schritt ist, Informationen so zu modularisieren, dass sie den Nutzer*innen als kleine, in sich sinnvoll strukturierte und verständliche Einheiten bereitgestellt werden können. Wirklich „smart“ werden die Informationseinheiten jedoch erst, wenn sie sich nutzer- und bedarfszentriert abrufen lassen. Hierfür werden sie über kontextbezogene Metadaten verschlagwortet und es wird ein Metadatenmodell entwickelt, das dem zu befriedigenden Nutzerbedarf entspricht. Den höchsten Grad an Intelligenz erreicht Smart Information, wenn Informationen basierend auf ihrem Kontext untereinander über ein Wissensnetz bzw. eine Ontologie vernetzt sind.
Die dynamische Bereitstellung von Smart Information erfolgt über eine (idealerweise webbasierte) Anwendung, die zum Zeitpunkt der Abfrage einen unmittelbaren Zugriff auf die vernetzten, stets aktuellen Informationen bietet.