Definition
Metadaten sind Daten über Daten. Sie werden auch als Metainformationen bezeichnet und beschreiben innerhalb von Informationssystemen Merkmale und Eigenschaften von Inhalten. Sie ermöglichen es, dass die Systeme die Inhalte automatisch verwaltet und verarbeiten können.
Wofür brauchen wir Metadaten?
Metadaten werden schon sehr lange in Bibliotheken und Archiven benutzt, um deren Inhalte, also den Bestand an Büchern, Zeitschriften, Ton- und Bildaufnahmen zu verwalten. Jedes Buch, jede Zeitschrift usw. wird auf diese Weise beschrieben und erfasst, sodass sie zum einen verwaltet und klassifiziert und zum anderen gezielt wiedergefunden werden können.
Früher wurden diese Schlagwörter über Karteikarten- und Zettelkataloge erfasst, während die Verwaltung heute über Datensätze in digitalen Informationssystemen erfolgt. Dabei dienen die Metadaten dem gleichen Zweck wie früher, d. h. der systeminternen Verwaltung der Inhalte einerseits und deren Auffindbarkeit andererseits.
So entsteht zu jedem physischen Buch in einer Bibliothek ein Datensatz innerhalb des Informationssystems. In diesem Datensatz wird das Buch über eine Vielzahl an Metadaten beschrieben und verwaltet, z. B.:
- Titel
- Verfasser
- ISBN
- Verlag
- Genre
- Standort-Code
- Verfügbarkeit
- Ausleih- und Rückgabedatum
- Thematische Stichwörter
Wird eine Suchanfrage zu Autor*in: „Ken Follett“ an das Informationssystem gesendet, werden alle Inhalte angezeigt, in deren Metadaten bei Verfasser der Wert „Ken Follett“ eingetragen ist. Auch darüber, wo die Werke von Ken Follett in der Bibliothek zu finden und ob sie gerade verfügbar sind, wird der Suchende gleich informiert, denn diese Informationen sind ebenfalls erfasst.
Zusätzlich enthält der Datensatz einige Metadaten, die zu seiner eigenen Verwaltung dienen, z. B.:
- Erfassungs- und Bearbeitungsdatum
- Erfasst von
- Zuletzt bearbeitet von
Dies ermöglicht eine transparente und nachvollziehbare Verwaltung der Datensätze selbst.
Dieses anschauliche Verwendungsbeispiel lässt sich auf alle digitalen Informationssysteme übertragen, in denen Inhalte verwaltet, zusammen- und bereitgestellt werden. Metadaten lassen sich auf ein Redaktionssystem oder ein Content-Delivery-Portal genauso anwenden wie auf einen großen Onlineshop, in dem gezieltes Suchen und Finden möglich sein muss.
Verschiedene Arten von Metadaten
Es gibt mehrere Kategorien von Metadaten, je nach ihrem Zweck für den Gegenstand, dem sie zugewiesen wurden:
- Administrative, technische und formale zum Zweck der internen Verwaltung
- Strukturelle zum Zweck der Vernetzung mit anderen Inhalten
- Pragmatische und inhaltliche zur Beschreibung von Verwendungsart und -ziel sowie von Inhalt und Kontext
Im Fall eines PDF-Dokuments in einem Dokumentenmanagementsystem wären diese Metadaten z. B.:
- Erstellungsdatum, Dateiname, -typ, -format, -größe, Rechte usw.
- Identifikationsnummer o. Ä.
- Dokumentart, Thema, Zielgruppe usw.
Metadaten in der Technischen Dokumentation
Auch im Bereich der Technische Dokumentation werden digitale Inhalte über administrative und formale Metadaten verwaltet. Diese werden in Redaktions- bzw. Content-Management-Systemen im Hintergrund vergeben. Dies passiert zumeist automatisch, kann aber auch von Hand durchgeführt werden.
Die Digitalisierung von Wertschöpfungsketten rund um Informationsprodukte stellt die Bereitstellung intelligenter Informationen in den Mittelpunkt. In diesem Kontext gewinnen strukturelle, pragmatische und inhaltliche Metadaten zur Beschreibung von Inhalt und Kontext der Technischen Dokumentation an Bedeutung. Denn sie ermöglichen es, die Inhalte bedarfsorientiert und nutzerzentriert über webbasierte Anwendungen (z. B. Content-Delivery-Portale) bereitzustellen.
Standardisierung für Interoperabilität
Damit sich Inhalte aus mehreren Quellen (z. B. Montageinformationen von unterschiedlichen Produktherstellern) in webbasierten Anwendungen integrieren lassen, müssen diese Inhalte für die Anwendung mit standardisierten Metadaten und in einem einheitlichen Format zur Verfügung stehen. Zu diesem Zweck entwickelte die tekom e.V. das Metadatenmodell iiRDS und die VDI-Gesellschaft Verfahrenstechnik und Chemieingenieurwesen entwickelte die Richtlinie VDI 2770.
Während die VDI 2770 den Schwerpunkt auf die Klassifizierung eines in sich abgeschlossenen digitalen Dokuments legt, definiert iiRDS Metadaten für Informationen in beliebiger Granularität, bis auf Modulebene. Beide Standards lehnen sich an die Norm DIN EN 82045-2 an. iiRDS schließt dabei auch die Metadaten der Richtlinie VDI 2770 mit ein sowie verschiedene internationale Standard-Vokabulare des Semantic Web.