Mit Funktionsdesign zur unternehmenseigenen Strukturierungsmethode
Funktionsdesign ® dient dazu, Technische Dokumentation zu standardisieren und zu strukturieren. Die Besonderheit dieser Methodik ist, dass mit ihr eine unternehmensspezifische
Strukturierungsmethode entwickelt werden kann. Erdacht wurde die Systematik von Prof. Jürgen Muthig und Prof. Robert Schäflein-Armbruster.
Grundlegendes Prinzip
Das Funktionsdesign leitet sich aus der Sprechakttheorie ab und basiert daher auf der Annahme, dass jeder Text ein kommunikatives Handlungsziel, also eine Funktion hat. Für jedes Handlungsziel gibt es wiederum eine optimale Formulierungsart.
Daher wird zunächst ermittelt, welche kommunikativen Funktionen im Text vorkommen. Auf dieser Grundlage wird ein einheitliches Muster mit klaren Definitionen erarbeitet, dem alle Beschreibungen folgen. Dazu werden die Informationen auf vier Ebenen hierarchisch organisiert:
1. Informationsprodukt
- Ziel: dokumentübergreifende Standardisierung
- Zielgruppe
- Nutzungsart
- grobe Struktur und Medieneinsatz
- Beispiel: Wartungsanleitung in einer mobilen App für Servicetechniker
2. Sequenzmuster
- Ziel: Standardisierung der Struktur innerhalb eines Dokuments
- Definition von zulässigen Abfolgen der verwendeten funktionalen Einheiten
- Beispiel: Aufbau/Platzierung von Warnhinweisen oder Tabellen
3. Funktionale Einheiten
- Ziel: Standardisierung auf Satzebene
- eigentlicher Text der Dokumentation und damit zentrales Element des Funktionsdesigns
- Modularisierung gemäß Kommunikationsfunktion
- Festlegung von Formulierungsmustern pro Einheit
- Beispiel: Zuerst wird immer die Handlungsvoraussetzung genannt, dann folgen die Handlungsschritte und zuletzt das Handlungsergebnis
4. Auszeichnungselement
- Ziel: Standardisierung auf Wortebene
- Festlegung von Bezeichnungen für wiederkehrende Elemente
- Konsistenz durch immer gleiche Benennung
- Beispiel: „Taste“ verwenden und nicht „Taster“, „Schalter“ oder „Button“
Jedem Textsegment wird eine bestimmte kommunikative Funktion zugeordnet. Die kommunikativen Funktionen sind in ihrer Abfolge fest definiert. Zusätzlich können sprachliche Regeln definiert werden, z. B. dass Handlungsanweisungen immer im Imperativ geschrieben werden.
Vorteile und (scheinbare) Nachteile
Für die Nutzung eines Funktionsdesigns ist also zunächst einige theoretische Vorarbeit zu leisten. Das ist aber nur auf den ersten Blick ein Nachteil, denn das Endergebnis ist maßgeschneidert für das jeweilige Unternehmen und orientiert sich an der individuellen Praxis. Aus den einmal festgelegten Regeln kann ein Unternehmen dann einen eigenen, spezifischen Redaktionsstandard ableiten und z. B. einen Redaktionsleitfaden erstellen, der bei allen zukünftigen Projekten angewendet wird.
Die Vorteile eines Funktionsdesigns lassen sich in drei Kategorien zusammenfassen:
- Flexibilität und Praxisbezug
Jedes Funktionsdesign wird für ein konkretes Arbeitsumfeld ausgearbeitet. Die resultierenden Regeln basieren auf dem individuellen Bedarf und der Unternehmenspraxis, nicht auf starren theoretischen Vorgaben. - Klare Vorgaben für alle Informationsstrukturen
Beim Funktionsdesign geht es nicht nur um die reine Modularisierungsstruktur, sondern es enthält auch klare Vorgaben für Formulierungen, Bildelemente und alle sonstigen Informationsarten, die in der jeweiligen Technischen Dokumentation zum Einsatz kommen. - Konsistenz durch Standardisierung
Durch die Standardisierung im Funktionsdesign werden alle Inhalte einer Technischen Dokumentation einheitlich erstellt. Dies erleichtert den Anwender*innen die Orientierung und Nutzung. Zusätzlich sind im Falle einer Übersetzung finanzielle Einsparungen möglich, da der Aufwand durch einheitliche Formulierungen reduziert wird.