Die derzeitige Corona-Pandemie sorgt weltweit für Unruhe. Doch dadurch können sich nicht nur Herausforderungen, sondern auch spannende Chancen ergeben. Die dictaJet Ingenieurgesellschaft mbH hat das in den letzten Monaten an einem konkreten Beispiel erlebt.
Konzeption einer Webkonferenz
Ein Kontakt aus dem universitären Umfeld berichtete im Frühjahr eher nebenbei, dass eine geplante wissenschaftliche Konferenz wegen der Coronakrise auszufallen drohe. dictaJet bot spontan Hilfe bei der technischen Umsetzung an. Wir entwickelten ein Konzept für die organisatorische Durchführung als Webkonferenz und holte Informationen über die benötigten Software-Tools ein.
Danach tauschten wir uns engmaschig mit den Verantwortlichen und der Gastgeber-Universität aus und arbeiteten Hand in Hand. Denn die geplante Präsenzveranstaltung sollte innerhalb weniger Wochen als Online-Event auf die Beine gestellt werden. Das war oftmals sehr stressig, insbesondere aufgrund des Zeitdrucks und der Abstimmung mit den vielen Beteiligten. Vor allem war es aber lehrreich und hat Spaß gemacht, ein neues Tätigkeitsgebiet zu erschließen. Dabei kamen uns unsere Kernkompetenzen in den Bereichen Beratung, Technik, Kommunikation immer wieder zugute.
Die praktische Umsetzung
Die praktische Umsetzung sah so aus: Die Teilnehmer*innen registrierten sich bei der Gastgeber-Universität und bezahlten die Teilnahmegebühr. Anschließend erhielten sie die Zugangsdaten zur Webkonferenz. Nach einer gemeinsamen Auftaktveranstaltung verteilten sich die Zuschauer*innen je nach Interessensgebiet auf mehrere virtuelle Räume, in denen aufgezeichnete Vorträge gezeigt wurden. Fragen zu den einzelnen Vorträgen konnten die jeweiligen Referent*innen live beantworten. Die Moderator*innen der Universität mussten sich, wie bei einer Präsenzveranstaltung, nur um den inhaltlichen Ablauf kümmern. Das Abspielen der Videos und die Sprachfreigabe der Referent*innen übernahm dictaJet. Außerdem standen wir parallel bei Einwahlschwierigkeiten als Technischer Support zur Verfügung.
Fazit der Webkonferenz
Am Ende hat sich die viele Arbeit gelohnt: Trotz einiger spontaner Überraschungen im Ablauf gelang die technische Umsetzung der Webkonferenz reibungslos. Unser Auftraggeber und auch wir als Team waren zufrieden. So zufrieden, dass wir uns kurz darauf gemeinsam der technischen Umsetzung einer weiteren, umfangreicheren Webkonferenz stellten.
Nach der zweiten erfolgreich durchgeführten Konferenz blicken wir nun auf reichlich praktische Erfahrung zurück und kennen die verschiedensten Hürden. Giuseppe, einer der Projektbeteiligten bei dictaJet, fasst zusammen:
„Durch die starke Vorbereitung kam nie Chaos auf und die technische Betreuung der Konferenz war von meiner Seite letztendlich sehr entspannt.“
Unser Angebot
Mit dieser Erfahrung im Rücken können wir uns sehr gut vorstellen, in Zukunft noch weitere Webkonferenzen zu organisieren. Wir bieten zwei leistungsstarke Videokonferenz-Tools an, haben ein bewährtes Konzept für die virtuellen Räume und kennen insbesondere die wichtigsten Fragen für die Organisation im Vorfeld. Auch Sie möchten eine Konferenz oder eine ähnliche Veranstaltung in die Onlinewelt verlagern? Sprechen Sie uns gerne an oder informieren Sie sich in unserer Broschüre.
