Von der Gesamtdokumentation zur zielgruppenspezifischen Dokumentationsvielfalt
Früher war es üblich, eine Dokumentation zu verfassen, in der sämtliche Informationen über das Produkt enthalten waren. Damals mussten die Leser*innen sich mühsam die relevanten Informationen zusammensuchen. Heute orientiert sich Technische Dokumentation stärker am Bedarf der einzelnen Nutzer*innen.
Entsprechend gibt es verschiedene Arten von Dokumentationen. Sie sind passend zu ihrem individuellen Zweck und der Zielgruppe gestaltet und haben unterschiedliche Inhalte. Denn Installateur*innen einer Heizungsanlage brauchen beispielsweise andere Informationen als die späteren Betreiber*innen und umgekehrt.
Vertriebsdokumentation
Unter Vertriebsdokumentation versteht man Dokumente, die ein Produkt bewerben und darstellen. Ihre Zielgruppe sind also Kaufinteressent*innen und Vertriebsmitarbeiter*innen. Die Vertriebsdokumentation unterstützt den Vertrieb und kann sowohl Teil der externen als auch der internen Technische Dokumentation sein.
Beispiele hierfür können sein:
- Datenblätter
- Produktbeschreibungen
- Kataloge
- …
Installations- bzw. Montageanleitung
Mithilfe der Installations-/Montageanleitung können Handwerker*innen oder Endkund*innen das Produkt wie vorgesehen in einen betriebsfähigen Zustand bringen. In dieser Dokumentation müssen zielgruppengerechte Informationen zum ordnungsgemäßen Aufstellen, die nötigen Einzelschritte für die Montage sowie Informationen zur Handhabung während der Montage zu finden sein. Dazu zählen Informationen wie diese:
- Das richtige Werkzeug
- Die zu beachtenden Drehmomente
- Warnungen bei kritischen Schritten, die fehleranfällig sind
Betriebsanleitung/-handbuch
Die Betriebsanleitung richtet sich an die Nutzer*innen eines Produkts. Diese finden hier die relevanten Informationen zu Funktion, Bedienung und Pflege sowie Handlungsanweisungen im Falle eines Fehlers. Es kann vorkommen, dass Betriebsanleitungen auch die Wartung beschreiben, falls diese ohne weiteres Fachwissen oder Spezialwerkzeug zu bewerkstelligen ist. Wenn die Wartung ausschließlich von Fachpersonal durchzuführen ist, kann hier auf eine separate Wartungsanleitung (siehe nächster Abschnitt) verwiesen werden.
Wartungsanleitung/-handbuch
Die Wartungsanleitung behandelt Inhalte, die für Monteur*innen oder Techniker*innen bestimmt sind. In ihr werden alle Handlungsschritte beschrieben, die zur regelmäßigen Wartung gehören. Dies umfasst sämtliche Arbeiten, die den Lebenszyklus eines Produkts verlängern, sowie die einzuhaltenden Intervalle. In der Regel sind für diese Arbeiten Fachwissen und Spezialwerkzeuge erforderlich.
Vielfältige Möglichkeiten durch Zielgruppenorientierung
Die genannten Dokumentationsarten bilden keine vollständige Liste, sondern sind nur gängige Beispiele. Durch die Zielgruppenorientierung und die sehr unterschiedliche Struktur von Unternehmen und Produkten kann es noch viele weitere Arten geben, die auf die individuellen Anforderungen des jeweiligen Szenarios zugeschnitten sind.