Erfolge

Die dictaJet Ingenieurgesellschaft mbH bietet im Bereich der Technischem Dokumentation ein breites Leistungsspektrum an. Standardisierte Lösungen funktionieren dabei nur selten, denn jedes Unternehmen hat seine eigenen Prozesse, Strukturen und Anforderungen. Daher suchen wir zunächst immer das Gespräch, um den genauen Bedarf zu ermitteln. Basierend auf diesen Informationen können wir eine maßgeschneiderte Dienstleistung anbieten.

Mit dieser Vorgehensweise haben wir unsere Kunden in der Vergangenheit schon vielfach überzeugt. Denn mit einer Lösung, die wirklich zur individuellen Problemstellung passt, werden Kapazitäten frei, die stattdessen für die Produktivität des Unternehmens genutzt werden können. Im weiteren Verlauf stellen wir Ihnen einige Beispiele für solche maßgeschneiderten Lösungen als kurze Fallstudien vor.

Kunde

Unser Auftraggeber ist ein weltweit agierendes Unternehmen im Bereich der Röntgenprüftechnik.

Problemstellung

Durch ein erhöhtes Auftragsaufkommen und durch die entsprechenden Aktualisierungen in verschiedenen Sprachen war die Dokumentationsabteilung unseres Kunden stark ausgelastet. Er benötigte temporär einen Technischen Redakteur, der dem Dokumentationsteam vor Ort kurzfristig unter die Arme greifen konnte.

Auftrag an dJ

Folgende Aufgaben erwarteten den Mitarbeiter der dictaJet Ingenieurgesellschaft mbH beim Kunden:
  • Unterstützung der Dokumentationsabteilung im Bereich der Standardgeräte
  • Koordination und Qualitätssicherung der Übersetzungen
  • Strukturierung und Modularisierung der Handbücher als Vorbereitung auf die Einführung eines Redaktionssystems

Unsere Dienstleistung

Unserem Kunden wurde auf Stundenbasis ein passender Mitarbeiter von dictaJet zur Verfügung gestellt. Der Technische Redakteur arbeitete direkt beim Kunden und konnte sich somit schnell in Technik und Workflows der Dokumentationsabteilung einarbeiten. Zunächst verschaffte er sich im Übersetzungsmanagements einen Überblick über die vorhandenen Inhalte. Mit diesem Wissen strukturierte und modularisierte er Teile der Bedienungsanleitungen, um sie für die geplante Umstellung auf ein Redaktionssystem vorzubereiten.

Kundennutzen

Durch den dictaJet-Mitarbeiter wurden die internen Autoren entlastet und konnten sich wieder auf Neuentwicklungen und den Sonderanlagenbau konzentrieren. Ältere sowie neue Dokumente in verschiedenen Sprachen wurden auf einen aktuellen und damit rechtlich sicheren Stand gebracht. Zudem wurde eine Basis geschaffen, um die Inhalte der Handbücher in ein Redaktionssystem zu überführen.

Ausblick

Für die Zukunft ist eine weitere Zusammenarbeit in folgenden Bereichen geplant:
  • Modulare Erstellung und Strukturierung von Anleitungen
  • Sukzessive Überführung der Inhalte von Libre Office in ein Redaktionssystem
  • Wiederverwendung der angelegten Module für Quell- und Zielsprachen

Kunde

Unser Kunde plant und fertigt speziell konzipierte Busse für den Vorfeldeinsatz an Flughäfen. Das Unternehmen ist heute Weltmarktführer in diesem Sektor.

Problemstellung

Bisher wurden die Bedienungsanleitungen für die Fahrzeuge von den Konstrukteuren mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellt – zusätzlich zu ihren Kernaufgaben.

Auftrag an dJ

Die dictaJet Ingenieurgesellschaft mbH führte zunächst eine Beratung zum Ist-Zustand der Technischen Dokumentation durch. Dabei wurden die Problemfelder der Dokumentation identifiziert und folgende Anforderungen ermittelt:
  • Eigene Mitarbeiter entlasten
  • Einheitliches Layout realisieren
  • Homogene Struktur in allen Dokumenten
  • Geeignete Inhalte in mehreren Handbüchern wiederverwenden
  • Informationen in kompaktem Format darstellen

Unsere Dienstleistung

Da die Arbeit nicht beim Kunden vor Ort durchgeführt werden musste, fügte sich die Tätigkeit von dictaJet reibungslos in die Abläufe des Kunden ein. Der Weg zu einer modularen Technischen Dokumentation erfolgte dabei in folgenden Stufen:
  1. Gestaltungsrichtlinien erarbeiten
  2. Inhalte mit der Information Mapping®-Methode strukturieren
  3. Dokumente modulasieren.
  4. Layouts der Handlungsschritte und Tabellen vereinheitlichen
  5. Bestehende Inhalte von Word in ein Redaktionssystem überführen
  6. Neue Inhalte erstellen
Außerdem wurden zentrale rechtliche Aspekte bearbeitet:
  • Rechtliche Sicherheit für den nordamerikanischen Markt verbessern
  • Sicherheitshinweise nach der Norm ANSI Z535.6 erstellen

Kundennutzen

Die überarbeitete Dokumentation und die Erstellung der Dokumente mit einem Redaktionssystem haben für unseren Kunden folgende Vorteile:
  • Bedienungsanleitungen aus wiederverwendbaren Modulen
  • Niedrigere Produktionskosten für die Dokumentation
  • Ingenieure können sich auf die Konstruktion konzentrieren
  • Vereinfachte Navigation innerhalb der Dokumente
  • Größere rechtliche Sicherheit

Kunde

Unser Kunde ist einer der führenden Anbieter im Bereich Sprach- und Datenkommunikation über Voice-over-IP (VoIP) und ISDN.

Problemstellung

Da die internen Kapazitäten unseres Kunden stark ausgelastet waren, plante er, die Erstellung der Technischen Dokumentation auszugliedern. Bisher wurden jede Dokumentation mit Open Office einzeln erstellt und wiederkehrende Inhalte musste jedes Mal neu erstellt werden.

Auftrag an dJ

Um das wirtschaftliche Potenzial wiederverwendbarer Inhalte zu nutzen, entschied sich der Kunde für eine Überarbeitung der Handbücher durch die dictaJet-Spezialisten. Folgende Ziele wurden festgelegt:
  • Einheitliches Layout und strukturierter Aufbau der Inhalte für alle Dokumente
  • Nutzung eines Redaktionssystems, um von wiederverwendbaren Modulen zu profitieren
  • Entlastung der internen Mitarbeiter in der Entwicklungsabteilung

Unsere Dienstleistung

Die dictaJet Ingenieurgesellschaft mbH prüfte zunächst die zur Verfügung gestellten Dokumente unter dokumentationsspezifischen Gesichtspunkten, angelehnt an die DIN EN 62079. Dabei wurden die wiederverwendbaren Inhalte identifiziert.Auf Grundlage der im Vorfeld bewerteten Handbücher ging die Technische Redaktion von dictaJet folgendermaßen vor:
  1. Festlegung der Gestaltungsrichtlinien
  2. Strukturierung der Inhalte nach Informa­tion-Mapping®-Methode
  3. Übernahme der vorhandenen Inhalte als wiederverwendbare Module in ein Redaktionssystem
  4. Ergänzung von Sicherheitshinweisen nach ANSI Z535.6 an entsprechenden Stellen

Kundennutzen

Durch die Modularisierung und Integration in ein Redaktionssystem ergaben sich folgende Vorteile:
  • Wiederverwendung der vorhandenen Module in einer Vielzahl von Handbüchern, Online-Hilfen usw.
  • Senkung der Erstellungs- und Übersetzungskosten
  • Normenkonforme und zielgruppengerechte Informationsdarstellung
  • Gesteigerte Qualität und damit auch eine verbesserte rechtliche Sicherheit bezüglich der Produkthaftung
  • Ausgabe in verschiedenen Formaten (PDF, Word, HTML, XML usw.) aus nur einer Datenbasis
  • Entlastung des Support-Teams

Kunde

Unser Kunde ist ein mittelständisches Unternehmen aus dem Rhein-Main-Gebiet und einer der marktführenden Hersteller im Bereich der Elektronenstrahl-Schweißtechnik.

Problemstellung

Aufgrund eines erhöhten Arbeitsaufkommens hatte unser Kunde Schwierigkeiten, die Technische Dokumentation zeitgleich mit der Auslieferung der Maschine fertigzustellen, wie es die EU-Maschinenrichtlinie fordert.Zudem war die Technische Dokumentation der Elektronenstrahl-Schweißmaschinen bisher von den Konstrukteuren für jede Maschinenkonfiguration in einem Textverarbeitungsprogramm gepflegt oder neu erstellt worden.

Auftrag an dJ

In den Vorgesprächen kristallisierten sich folgende Anforderungen an die dictaJet Ingenieurgesellschaft mbH heraus:
  • Erstellung der Maschinendokumentation durch entsprechend spezialisierte Mitarbeiter
  • Möglichkeit zum flexiblen Abruf von Arbeitskräften
  • Standortnähe, um die Dokumentationsaufgaben problemlos vor Ort erledigen zu können

Unsere Dienstleistung

Der Einsatz beim Kunden vor Ort ermöglichte einerseits selbständiges Arbeiten und andererseits die Einbindung in alle für die Dokumentation relevanten Prozesse. Zudem ließen sich so die anfallenden Dokumentationsaufgaben in hoher Qualität und termingerecht erledigen.Für unseren Kunden ergaben sich aus der Dokumentationserstellung durch die externen Technischen Redakteure von dictaJet folgende Vorteile:
  • Erstellung von Betriebs- und Wartungsanleitungen direkt vor Ort und durch Technische Redakteure, die immer am Puls der Zeit sind
  • Zusammenstellung kompletter Maschinendokumentationen und Prüfung auf inhaltliche Stimmigkeit
  • Termingerechte Fertigstellung der Dokumentation (zeitgleich mit der Auslieferung der Maschine)
  • Gleichbleibend hohe Qualität der Dokumentation

Kundennutzen

Der Kunde profitierte von einer erfolgreichen Ausgliederung der Dokumentationserstellung und hat dadurch folgende Vorteile:
  • Wiederverwendbarkeit vorhandener Inhalte (Modulasierung im Redaktionssystem)
  • Zentraler Zugriff auf alle vorhandenen Inhalte durch Nutzung eines Redaktionssystems
  • Geringerer Zeitaufwand bei der Dokumentationserstellung
  • Niedrigere Kosten, da redundante Arbeit auf ein Minimum reduziert wird (sowohl bei der Dokumentationserstellung als auch im Hinblick auf Übersetzungen)